KI-Verbindungen

Unter Profil → KI-Verbindungen verbindest du einen KI-Dienst mit deinem Unternehmen in BuchMacher. Der Dienst muss MCP-Verbindungen mit OAuth unterstützen. Die Freischaltung gilt immer für das aktuell ausgewählte Unternehmen.

Die normale automatische Belegerfassung funktioniert auch ohne diese Verbindung. Für eine zusätzliche Beurteilung wählst du das Modell in deinem KI-Dienst, soweit dieser eine Modellwahl anbietet. Mögliche Kosten dafür entstehen bei diesem Dienst.

BuchMacher stellt erkannte Texte, Belegdaten und regelbasierte Prüfungen bereit. Ein neuer Upload startet dieselbe automatische Erfassung wie in der App. Das Lesen vorhandener Ergebnisse oder ihres Bearbeitungsstands startet keine weitere Erfassung.

Die KI-Verbindung liefert OCR-Text oder strukturierte Erfassungsdaten mit Angabe der Quelle. Sie zeigt dabei nicht automatisch das Originalbild. Eine Beurteilung dieses Texts ist deshalb keine unabhängige Sichtprüfung deiner Originaldatei. Bitte deinen KI-Dienst, die verwendete Quelle zu nennen und Vorschläge mit dem betroffenen Beleg und der Buchungszeile zu begründen.

Zugriff aktivieren und verbinden

1. Als Admin öffnest du Einstellungen → KI-Verbindungen und aktivierst den KI-Zugriff.
2. Kopiere die angezeigte Verbindungsadresse in die MCP-Einstellungen deines KI-Dienstes.
3. Melde dich bei BuchMacher an. Die Freigabeseite zeigt den KI-Client, dein Unternehmen und die angeforderten Rechte.
4. Wähle die gewünschten Rechte und klicke auf Verbindung erlauben.

Die Verbindung gilt 30 Tage und verwendet deine aktuellen Benutzerrechte. Freigegebene Buchhaltungsdaten werden an den verbundenen KI-Dienst übertragen. Nutze deshalb nur Dienste, denen du diese Daten anvertrauen möchtest.

Welche Rechte gibt es?

• Daten und Berichte lesen: Belege einschließlich erkannter Inhalte, Buchungen, Kategorien, EÜR-, Umsatzsteuer- und Managementberichte abrufen.
• Buchungsentwürfe erstellen und ändern: Belege hochladen und Entwürfe mit Buchungszeilen direkt speichern.
• Zuordnungen korrigieren: Kategorie und Steuerfall einer Entwurfszeile ändern oder eine Korrektur für gebuchte Daten vorbereiten.

Zusätzliche Schreibrechte kannst du auf der Freigabeseite abwählen. Die verbindliche Buchung erfolgt weiterhin in BuchMacher. Bereits gebuchte Buchungen lassen sich über die Entwurfswerkzeuge nicht ändern.

Die KI kann Belege nach Zeitraum und Status suchen, den Stand der automatischen Erfassung abrufen und vorhandene OCR- oder Erfassungsdaten lesen. Ein Link führt zum Beleg in BuchMacher.

Belege über die KI hochladen

Wenn dein KI-Dienst Datei-Uploads an die bereitgestellte Adresse unterstützt, kann er einen neuen Beleg übertragen. Unterstützt werden PDF, JPG, PNG, TIFF und E-Rechnungen im XML-Format bis 20 MiB. Die Upload-Adresse gilt zehn Minuten und gehört ausschließlich zur freigegebenen Verbindung.

Nach dem Upload startet die normale automatische Erfassung. Die KI kann den Bearbeitungsstand und die erkannten Angaben abrufen. Der Beleg bleibt ein Entwurf; du öffnest ihn in BuchMacher und buchst ihn dort. Identische Wiederholungen eines abgeschlossenen Uploads erzeugen keinen zweiten Beleg.

Scheitert die automatische Erfassung, bleibt die Datei erhalten. Öffne den Beleg in BuchMacher, um die Erfassung erneut zu starten oder fehlende Angaben zu ergänzen.

Buchungsangaben prüfen

Die KI kann eine einzelne Buchung auf konkrete Auffälligkeiten prüfen lassen: zum Beispiel eine fehlende Kategorie, nicht zusammenpassende Beträge, einen fehlenden Beleg oder abweichende Zahlungsdaten. Das Ergebnis nennt den betroffenen Eintrag und eine passende nächste Aktion. Der Abruf verändert keine Angaben.

Fehlen Zahlungsdaten oder andere Nachweise, wird dieser Teil als nicht prüfbar gekennzeichnet. Bei bereits gebuchten Daten sind Hinweise kein automatischer Änderungsauftrag. Öffne die Buchung für eine notwendige Korrektur in BuchMacher. Nach einer Änderung kann die KI erneut prüfen. Die Prüfung ersetzt keine steuerliche Beurteilung des Geschäftsvorfalls.

Bei Umsatzsteuer-Berichten nennt die KI-Verbindung die Datenquelle: ein gespeicherter Bericht oder eine aktuelle Leseberechnung für einen vorhandenen UStVA-Zeitraum. Die Umsatzsteuer-Jahresberechnung muss zuvor in BuchMacher gespeichert worden sein. Für UStVA-Berichte brauchst du wie in der Web-App mindestens Buchungsrecht. Diese Abrufe speichern oder versenden keine Steuererklärung.

Gebuchte Zuordnungen korrigieren

Für eine bereits gebuchte Buchung kann die KI eine neue Kategorie oder einen anderen Steuerfall vorschlagen. Öffne den Link zum Korrekturvorschlag: Du siehst die bisherigen und die vorgeschlagenen Werte samt Begründung. Mit Korrektur übernehmen speicherst du die Änderung mit Versionsnachweis. Du brauchst dafür Buchungsrecht; ein Admin kann den Vorschlag ebenfalls übernehmen.

Beträge und zugeordnete Zahlungen bleiben erhalten. Bereits gespeicherte Berichte werden durch die Korrektur nicht automatisch neu berechnet. Die KI kann abfragen, ob der Vorschlag übernommen wurde. Sie kann ihn selbst nicht verbindlich übernehmen.

Ein Vorschlag gilt 24 Stunden. Haben sich Buchung oder Regeln inzwischen geändert, lasse einen neuen Vorschlag erstellen. In abgeschlossenen Perioden ist die direkte Korrektur gesperrt. Auch eine widerrufene KI-Verbindung oder ein inaktives Abo verhindern die Übernahme.

Einen Zeitraum prüfen

Du kannst die KI zum Beispiel bitten: „Prüfe meine Buchungen und Belege für Oktober 2026 und zeige mir, was noch offen ist.“ Die Prüfung umfasst bis zu ein Jahr und nennt fehlende Angaben, offene Entwürfe, Probleme bei der Erfassung und widersprüchliche Zahlungsdaten. Auch ältere Buchungen werden berücksichtigt, wenn ihnen eine gebuchte Zahlung im gewählten Zeitraum zugeordnet ist.

Die Ergebnisse stehen nach Handlungsbedarf sortiert und führen zum betroffenen Beleg oder zur Buchung. Du siehst außerdem, wie viele Einträge geprüft wurden und welche Bereiche nicht prüfbar sind. Die Prüfung findet fehlende EÜR- und Umsatzsteuer-Zuordnungen anhand der vorhandenen Berichtsregeln. Manuelle Zuordnungen und bewusst ausgenommene Positionen werden berücksichtigt. Fehlende Jahreskataloge oder UStVA-Zeiträume werden ausdrücklich genannt. Bei einer abgeschlossenen EÜR stammt die Zuordnung aus dem eingefrorenen Bericht; die Abdeckung ist dann eingeschränkt. Die Prüfung bestätigt nicht die steuerliche Richtigkeit oder die Vollständigkeit aller Sonderfälle.

Die Prüfung ändert keine Daten. Nach einer Korrektur kannst du erneut prüfen lassen. Ändern sich Daten während des Abrufs weiterer Ergebnisse, beginnt die KI die Prüfung neu, damit die Ergebnisse zu demselben Datenstand gehören.

Verbindung widerrufen

Unter KI-Verbindungen siehst du den Dienst, seine Rechte, das Ablaufdatum und den letzten Zugriff. Mit Verbindung widerrufen entziehst du ihm den Zugriff. Als Admin kannst du auch die Verbindungen anderer Personen im Unternehmen widerrufen.

Deaktivierst du den KI-Zugriff für das Unternehmen, werden alle vorhandenen Verbindungen widerrufen. Nach erneutem Aktivieren müssen sie neu verbunden und freigegeben werden. Alte Verbindungen werden nicht wieder aktiv.

Wenn eine Änderung nicht klappt

Hat sich die Buchung seit dem letzten Abruf geändert, muss die KI sie neu lesen, bevor sie eine Korrektur speichert. Bei einer wiederholten identischen Anfrage wird kein zweiter Entwurf angelegt. Fehlen Schreibrechte oder ist das Abo im Lesemodus, kann die KI weiterhin freigegebene Daten lesen, aber nichts speichern.