Buchhaltung
Belege
Beleg hochladen, automatische Erkennung prüfen und für die Buchung vorbereiten.
Kurz erklärt
Ein Beleg ist die Quelle jeder Buchung — Rechnung, Quittung, Kassenzettel oder E-Rechnung. „Erfassen" heißt: BuchMacher übernimmt den Beleg, liest per Texterkennung (OCR) und KI die wichtigsten Werte aus und erzeugt einen Buchungsvorschlag.
Merksatz
Erfasst ist noch nicht gebucht. Du prüfst den Vorschlag und bestätigst ihn — die finale Buchung bleibt immer dein bewusster Schritt.
So lädst du einen Beleg hoch
- Öffne im Menü den Bereich Belege.
- Klicke auf Beleg hochladen oder Beleg fotografieren.
- Wähle eine Datei (PDF, Foto) oder nutze die Kamera.
- Warte kurz, bis die Erkennung durchgelaufen ist.
- Prüfe die erkannten Werte: Datum, Gegenpartei, Betrag, Belegtyp, Kategorie.
Wege, einen Beleg zu erfassen
- Upload am Rechner — Datei auswählen und hochladen.
- Foto in der mobilen Ansicht — direkt mit der Kamera aufnehmen.
- Mehrseitiger Scan — mehrere Seiten zu einem PDF zusammenfassen.
- E-Mail-Inbox — Belege an deine persönliche Inbox-Adresse weiterleiten.
- E-Rechnung — XRechnung und ZUGFeRD werden automatisch als Format erkannt.
Status eines Belegs
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Beleg ist aufgenommen, die Verarbeitung läuft noch |
| Bereit zum Buchen | Werte sind erkannt, der Vorschlag steht |
| Gebucht | Beleg ist mit einer oder mehreren Buchungen verknüpft |
| Entfernt | Beleg wurde fachlich entfernt |
Ratenkäufe
Ratenkäufe brauchen keinen eigenen Weg mehr: Erkennt BuchMacher auf dem Beleg einen Ratenplan, schaltet die Erfassung im Abschnitt Zahlung automatisch auf Ratenzahlung um und füllt die Raten vor. Du kannst dort auch selbst zwischen Einmalzahlung und Ratenzahlung umschalten und die Raten anpassen — die Summe der Raten muss dem Rechnungsbrutto entsprechen.
Was bei der Erkennung passieren kann
- Werte mit niedriger Sicherheit markiert BuchMacher zur Prüfung — kontrolliere sie kurz.
- Schlägt die Erkennung fehl, bleibt der Beleg im Entwurf, und du gibst die Werte von Hand ein.
- Ein unscharfes Foto kann zu falschen Werten führen — eine kurze Kontrolle lohnt sich immer.
Geschenke
Für Geschenke an Geschäftspartner gibt es einen eigenen Weg, weil die Abziehbarkeit pro Empfänger und Jahr zählt. Mehr dazu unter Kategorien und ELSTER.