Buchhaltung
Kundenrechnungen erstellen
Kundenrechnungen schreiben, als PDF bereitstellen und Zahlung oder Storno erfassen.
Rechnung schreiben
Unter Buchhaltung → Rechnungen erstellst du eine Rechnung an deinen Kunden. Die Erstellung und Bearbeitung ist im Browser und in der App für iOS und Android vorhanden. Welche Erweiterungen bereits in deiner Version verfügbar sind, siehst du im jeweiligen Rechnungseditor.
- Wähle den Kunden und ergänze seine vollständige Adresse in den Kundendaten.
- Trage Rechnungsdatum, gegebenenfalls Leistungsdatum und Zahlungsziel ein.
- Erfasse die Positionen mit Beschreibung, Menge, Nettopreis und gegebenenfalls einem Rabatt. Bei Regelbesteuerung wählst du den passenden Steuersatz.
- Speichere die Rechnung als Entwurf. Du kannst sie weiter bearbeiten.
- Mit Finalisieren erstellt BuchMacher die Rechnungsnummer, die Rechnungsdatei und die zugehörige Buchung. Die fertige Rechnung ist danach unveränderlich.
Bei Kleinunternehmern wird keine Umsatzsteuer berechnet. BuchMacher ergänzt den entsprechenden Hinweis auf der Rechnung. Die beiden Besteuerungsarten im Editor sind Regelbesteuerung und Kleinunternehmer; die angebotenen Steuersätze sind 0 %, 7 % und 19 %.
Unternehmensdaten und Bankverbindung
Deine Unternehmensdaten werden auf der Rechnung ausgegeben. Ergänze daher Firmenname, Adresse und Steuernummer oder USt-IdNr. vor der Erstellung. Ein hinterlegtes Firmenlogo wird ebenfalls übernommen.
Im Browser kannst du eine Bankverbindung auswählen. Ohne eigene Auswahl wird das festgelegte Standardkonto verwendet. Beim Bearbeiten in der App bleibt ein bereits ausgewähltes Konto erhalten. Die App bietet derzeit keine eigene Kontowahl im Rechnungseditor.
PDF und E-Rechnung
BuchMacher versucht, die Rechnung als ZUGFeRD zu erstellen: eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten, strukturierten Rechnungsdaten. Fehlen Angaben, kann stattdessen eine normale PDF-Datei entstehen. Eine normale PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten ist keine E-Rechnung. Näheres erklärt das Bundesfinanzministerium.
Erweiterung in Vorbereitung
Der sichtbare Formatstatus, die ausdrückliche E-Rechnungsanforderung, die vollständige Dateiprüfung und das mehrseitige Rechnungslayout sind im Entwicklungsstand ergänzt. Die Veröffentlichung dieser Erweiterung steht noch aus.
Mit dieser Erweiterung lässt sich E-Rechnung benötigt aktivieren. BuchMacher wird dann nur finalisieren, wenn eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931 erzeugt wurde und die Prüfung von PDF/A sowie XML und Geschäftsregeln bestanden hat. Fehlt etwas oder schlägt die Prüfung fehl, bleibt die Rechnung ein Entwurf. Die Fehlermeldung nennt fehlende Angaben; bei abweichenden Beträgen verweist sie auf Mengen, Preise und Rabatte.
Nach der Erstellung zeigt die erweiterte Ansicht das tatsächliche Ergebnis:
| Anzeige | Bedeutung |
|---|---|
| ZUGFeRD · geprüft | Die erzeugte Datei hat die Formatprüfung bestanden. |
| PDF · keine E-Rechnung | Es wurde eine normale PDF-Datei erstellt. Der Grund wird angezeigt. |
| Format nicht geprüft | Bei einer älteren Rechnung liegt kein gespeichertes Prüfergebnis vor. |
Die Formatprüfung prüft die Datei und ihre Rechnungsdaten. Sie entscheidet nicht, welche steuerliche Behandlung für deinen konkreten Verkauf richtig ist. Bestehende Rechnungsdateien werden durch die Erweiterung nicht neu erstellt.
Bereitstellen, Zahlung und Korrektur
Die fertige Rechnung kannst du herunterladen. Im Browser kannst du sie außerdem per E-Mail versenden; in der App kannst du die Datei teilen. Beim Teilen wird die gewählte App geöffnet, beispielsweise dein E-Mail-Programm.
Eine Zahlung bleibt ein eigener Vorgang. Mit Als bezahlt markieren erfasst du den Geldfluss; die Finalisierung allein ist noch kein Zahlungseingang. Eine fertige Rechnung korrigierst du über Storno und eine neue Rechnung.
Erweiterung für den nächsten App-Release
Bei Als bezahlt markieren kannst du in der App das tatsächliche Zahlungsdatum eintragen. BuchMacher übernimmt den noch offenen Rechnungsbetrag; bereits erfasste Teilzahlungen werden berücksichtigt. Mit Zahlung buchen schließt du die Zahlung ab.
Derzeitige Grenzen
- ZUGFeRD wird derzeit nur in EUR erzeugt.
- Ein separater XRechnung-XML-Export, eine Leitweg-ID und die direkte Übermittlung an Behördenportale sind nicht Bestandteil der Rechnungserstellung.
- Abweichende Lieferadressen werden nicht separat erfasst. Die Kundenadresse dient bei einer EU-Lieferung auch als Lieferadresse.
- Der Editor bietet keine weiteren Steuersätze und keine eigene Auswahl für Reverse Charge oder innergemeinschaftliche Lieferungen.
- Wiederkehrende Rechnungen, Angebote, Abschlagsrechnungen und Mahnläufe gehören derzeit nicht zu diesem Ablauf.
Das erweiterte PDF-Layout verteilt lange Beschreibungen, Hinweise und viele Positionen vollständig auf weitere Seiten. Die Anzahl der Seiten wird nicht auf eine Seite begrenzt.