Verfahrensdokumentation

Stand: 12.02.2026 (Version 1.1)

1. Zweck und Geltungsbereich

Diese Verfahrensdokumentation beschreibt, wie BuchMacher Buchungsdaten erfasst, verarbeitet, ändert, sperrt, auswertet und exportiert. Geltungsbereich ist der produktive Betrieb von BuchMacher mit mandantengetrennter Datenhaltung.

2. Systemabgrenzung

Enthalten sind insbesondere:

• Belegverwaltung
• Buchungssystem
• Steuerperioden
• UStVA- und EÜR-Ledger
• Anlagevermögen (AVEÜR)
• Exportprotokollierung

Nicht enthalten sind insbesondere:

• Externe ELSTER-Sendeinfrastruktur (nur Exportvorbereitung)
• Externe Identitätsverwaltung (im System nur UUID-Referenz)

3. Rollen und Verantwortlichkeiten

• Fachanwender: Erfassung von Belegen, Buchungen und Zahlungen
• Buchhaltung: Prüfung, Freigabe, Posting, Storno und Periodenabschluss
• Administrator: Betrieb, Migrationen, Monitoring sowie Backup/Restore
• Steuerfachliche Freigabe: Jahresmapping für UStVA, EÜR und AVEÜR

4. Datenobjekte

• Beleg (Belegnummer, Datum, Quelle, Betrag, Gegenpartei, Dateien)
• Buchung (Buchungsnummer, Buchungsdatum, Status, Text)
• Buchungszeile (Konto, Netto/Brutto, Steuerbetrag, Steuerszenario)
• Zahlung (Zahlungsdatum, Betrag, Konto, Referenz)
• Steuerperiode (Zeitraum, Status, Lock-Status)

5. Prozessablauf

5.1 Belegerfassung

1. Beleg wird angelegt (z. B. Rechnung, Bon, Statement)
2. Dateiversionen werden mit Hash gespeichert
3. Änderungen werden protokolliert

5.2 Buchungserfassung

1. Buchung wird aus Beleg oder direkt erstellt
2. Buchungszeilen werden mit Konto/Steuerszenario erfasst
3. Optional werden Zahlungen zugeordnet

5.3 Freigabe und Posting

1. Statuswechsel von DRAFT zu POSTED nur bei Buchungsdifferenz 0,00
2. Nach POSTED sind relevante Daten unveränderbar
3. Snapshot und Audit sichern den Zustand

5.4 Korrekturverfahren

1. Keine stillen Korrekturen auf finalen Buchungen
2. Korrektur über Storno/Korrekturbuchung
3. Verknüpfung über Storno-Link

6. Steuerperioden, Abschluss und Export

• Perioden werden geöffnet, bearbeitet und geschlossen
• Nach Lock sind periodenwidrige Änderungen nicht erlaubt
• Abschluss wird mit Checksumme und Abschlusslog dokumentiert
• Exporte werden als Batch mit Hash protokolliert

7. Internes Kontrollsystem (IKS)

Technische Kontrollen:

• Status-Transitions über technische Regeln
• Schreibsperren für finale Daten
• Idempotenz über eindeutige Constraints in Ledger-Tabellen
• Audit- und Snapshot-Logging

Fachliche Kontrollen:

• Vier-Augen-Prinzip für Jahresmapping-Freigaben
• Pflichtprüfungen vor Periodenabschluss
• Release-Checkliste für den Jahreswechsel

8. Steuerlogik und Jahresmapping

• EÜR: Zuordnung über jahresbezogene Konten-Mappings
• UStVA: Zuordnung über jahresbezogene Kennziffern-Mappings
• AVEÜR: Regelwerk pro Steuerjahr
• Dauerfristverlängerung über Profilparameter

9. Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit

• Belegdaten werden versioniert geführt
• Hashes sichern Integrität von Dateien und Snapshots
• Änderungen sind über Audit-Logs nachvollziehbar
• Historische Steuerjahre bleiben reproduzierbar

10. Betrieb, Sicherheit und Notfall

• Migrationen erfolgen versioniert über Flyway
• Backups und Restore-Tests werden regelmäßig durchgeführt
• Zugriff auf Produktivdaten ist rollenbasiert eingeschränkt
• Incident-, Restore- und Reprocessing-Prozesse sind dokumentiert

11. Jährlicher Rollover

Die jährlichen Pflichtschritte sind in der internen Rollover-Checkliste dokumentiert. Ohne abgeschlossene Rollover-Punkte erfolgt keine fachliche Freigabe für ein neues Steuerjahr.

12. Änderungsdokumentation

• Version 1.0 (12.02.2026): Erstfassung auf Basis V1-Modell
• Version 1.1 (12.02.2026): geplanter Ausbau für vollständigen GoBD-Archivexport aufgenommen