Verfahrensdokumentation

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation ist die technische Anleitung, wie BuchMacher mit deinen Belegen und Buchungen umgeht. Sie beschreibt, welche Schritte das System durchläuft, wie es Daten schützt und wie es sicherstellt, dass deine Buchführung rechtlich sauber ist – insbesondere für die deutsche Steuerbehörde (GoBD-Vorgaben).

Kurz gesagt: Sie zeigt, dass wir alles richtig machen – transparent und nachvollziehbar.

Warum ist das wichtig für dich?

• Rechtliche Konformität: Deine Buchungen folgen den gesetzlichen Anforderungen (GoBD), sodass sie bei einer Betriebsprüfung standhaltbar sind.
• Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung an einer Buchung wird protokolliert. Das gibt dir Sicherheit und deinem Steuerberater Klarheit.
• Schutz deiner Daten: Buchungen können nach ihrer Freigabe nicht mehr heimlich geändert werden – ein Sicherheitsmechanismus gegen Fehler und Manipulationen.
• Einfache Steuererklärung: Die Exporte aus BuchMacher sind bereits so strukturiert, dass sie direkt in deine Steuererklärung passen.

Was macht BuchMacher mit deinen Belegen?

Hier ist dein Arbeitsablauf in BuchMacher:

1. Beleg erfassen: Du fotografierst oder uploadest einen Beleg (Rechnung, Bon, Kontoauszug).
2. System schlägt vor: BuchMacher erkennt automatisch über KI/OCR, um was es geht (z. B. Wareneinkauf, Bewirtung). Du prüfst und bestätigst oder korrigierst.
3. Buchung erstellen: Du wählst eine verständliche Kategorie (kein Kontenchaos) und buchst die Vorgänge.
4. Buchung freigeben: Wenn alles stimmt, wird die Buchung „gebucht" (POSTED). Erst dann ist sie rechtssicher festgehalten.
5. Keine Heimlichkeiten mehr: Nach der Freigabe kannst du eine Buchung nicht mehr einfach ändern – nur noch korrigieren über eine sichtbare Stornoverbuchung.

Was ist eine „Kategorie"?

Statt dir ein komplexes Kontensystem zu zeigen (SKR 04, Kontonummern etc.), nutzt BuchMacher verständliche Kategorien:

• Wareneinkauf
• Wareneinkauf (Ratenkauf)
• Bewirtung
• Verpflegungsmehraufwand
• Warenentnahme
• Büro / Arbeitsmittel
• Produktverkäufe
• Provisionen und Boni

Im Hintergrund leitet das System aus diesen Kategorien automatisch ab, wo die Buchung in der EÜR (Einnahmeüberschussrechnung) und UStVA (Umsatzsteuervoranmeldung) landet. Du siehst nur das Wesentliche.

Wie schützt BuchMacher deine Daten?

• Mandantentrennung: Deine Daten sind streng getrennt von denen anderer Nutzer. Niemand außer dir kann drauf zugreifen.
• Versionierung: Belege und Änderungen werden versioniert gespeichert. Alte Versionen bleiben erhalten.
• Audit-Protokoll: Wer hat wann was geändert? Das System protokolliert es.
• Integrität: Mit digitalen Signaturen (Hashes) wird sichergestellt, dass Daten nicht unbemerkt manipuliert werden.
• Regelmäßige Backups: Deine Daten werden regelmäßig gesichert und getestet, sodass sie im Notfall wiederhergestellt werden können.

Was passiert bei der „Freigabe"?

Eine Buchung wird in drei Phasen durchlebt:

1. Entwurf (DRAFT): Du erstellst die Buchung. Sie ist noch nicht fest. Du kannst alles ändern.
2. Gebucht (POSTED): Die Buchung ist freigegeben und wird rechtlich verbindlich. Die relevanten Daten sind ab jetzt geschützt – ein bewusster Schritt, den du bestätigst.
3. Korrektionen: Falls ein Fehler auftaucht, wird der nicht gelöscht, sondern mit einer Stornoverbuchung ausgeglichen. So bleiben alle Schritte nachvollziehbar.

Steuerperioden und Jahresabschluss

Am Ende jeder Steuerperiode (z. B. Monat oder Quartal) und am Jahresende:

• Du schließt die Periode ab – das System berechnet Summen und prüft Konsistenz.
• Nach der Freigabe ist die Periode „eingefroren" – keine neuen Buchungen mehr für diesen Zeitraum ohne Begründung.
• Alle Daten für die EÜR und UStVA sind jetzt bereit für den Export.

Export für deine Steuererklärung

Wenn du deine Steuererklärung machst, exportiert BuchMacher deine Daten in einem Format, das dein Steuerberater direkt nutzen kann – oder das du ins ELSTER-System (Online-Steuererklärung) übernimmst. Der Export beinhaltet einen detaillierten Bericht mit allen relevanten Daten und Nachweisen für die Dokumentation.

Zusammenfassung

BuchMacher hält sich an die deutschen Steuergesetze (GoBD) – das bedeutet:

• ✓ Vollständigkeit: Alle Belege und Buchungen werden erfasst.
• ✓ Richtigkeit: Kategorisierung und Steuerzuordnung erfolgen automatisch nach Regeln.
• ✓ Unveränderbarkeit: Gebuchte Daten werden geschützt – Korrektionen erfolgen sichtbar.
• ✓ Nachvollziehbarkeit: Du kannst jede Änderung nachverfolgenlassen.
• ✓ Reproduzierbarkeit: Die alte Jahresbuchung kann immer wieder exakt rekonstruiert werden.

Das schafft Klarheit und Ordnung – für deine Steuererklärung, im Audit und für dein Geschäft insgesamt.

Wichtiger Hinweis

BuchMacher ist ein Werkzeug zur Verwaltung deiner Buchungsdaten. Die Software unterstützt dich bei der Erfassung und Organisation, ersetzt aber nicht die Beratung durch einen Steuerberater oder Buchhalter. Für steuerliche Fragen oder spezielle Situationen konsultiere bitte einen qualifizierten Fachmann.

Fragen zum System?

Falls du Fragen zu einem bestimmten Prozess oder zu den Kategorien hast, schau in unserer Hilfe vorbei oder kontaktiere unser Team. Wir erklären dir gerne die Funktionen der Software.